当事務所では現在事務所内での電子文書化に取組んでおります。
現在も紙で保存された所内資料などが棚に満載されておりますが、
これらの資料の電子文書化を行っております。
研修会にも2回参加させていただきました。
メリットはいろいろあると思いますが、
①場所を取らない
②紙代、印刷代が削減できる
③軽い、データなのであたりまえか、
④顧客満足アップと効率化
研修に参加してすごいなと感じたのは④でした。
帯広の事務所さんの事例を聞くことができたのですが、
お客様の電話の問い合わせも情報がサーバからすぐに取り出せるので顧客満足度
に貢献しているそうです。
というわけで本日のご紹介は、
無料でＰＤＦファイルが作れる？ソフトのご紹介です。
ご興味のある方は
ＰＤＦ変換ソフトhttp://www.123.que.jp/eBook/pdf-soft.htm
をごらんください。
私もそうですが、ワード、エクセルなどをＰＤＦにするニーズのほうが多いのですが、
たとえば見積書などをこれらソフトでＰＤＦに変換出力してメールで送信もできます。
がしかし、これらのソフトはＰＤＦに変換するだけですので、
所内で電子文書を共有するには所内のルール作りが必要です。
むしろ、こちらのルールを作り運営するほうが大変です。
スキルの差もあるので最初はスムーズにいかないのがあたりまえと思います。
電子文書化を行っての感想でした。
阿部 華土
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